合同会社設立で必要な印鑑の種類や印鑑の法的効力、押印と捺印の違い、署名と記名の違い、契印、訂正印、捨印、消印などの押印を行う場合の理由や効果など、印鑑に関係することで知っておいた方が良いことをまとめました。会社で使用する印鑑に関する正しい知識を持って、印鑑を使い分けることが必要です。正しく使用することで会社の信用度をアップさせることができます。
目次
合同会社の設立に必要な印鑑
合同会社の設立にあたって必ず準備しなければならない必需品が会社で使用する印鑑です。法人がビジネスを行うために使用する印鑑は、目的に合わせて使用するためにいくつかの種類がありますが、会社設立時に用意しておかなければならないのは、代表者印(法人の実印)です。
それ以外にも、ビジネスが始まれば必要になる銀行印・角印・ゴム印などの印鑑が必要となります。これらの印鑑は、会社設立時点のタイミングでは必要がないですが、いずれに必要になるので代表者印と同時に作っておくのが良いでしょう。印鑑の製作には、概ね7日から10日間程度を必要とします。合同会社の規模によっては、役職社印、部門印(事業部印、部印など)なども必要になります。
代表者印(会社の実印)
1．会社設立時に代表者印が必要な理由
会社設立時に、代表者印(会社実印)が必要なのは、設立登記の申請と同時に法務局に印鑑を届け出る必要があります。合同会社の設立登記時に法務局で印鑑登録するほか、この印鑑を使用して、合同会社設立申請の必要とされる書類のいくつかに印鑑で押印しなければなりません。作成するタイミングは、設立する合同会社の会社名の類似商号がなく、商号が確定してからになります。
2．代表者印の大きさ、デザイン
代表者印は、1辺の長さ1センチ以上、3センチ以内に収まる大きさと印鑑照合に適したものでなければならないという決まりがあります。この大きさに以内であれば、形状や大きさ、字体、文字などは自由に決めても問題ありません。一般的には、形状は、丸い形が多く使用されています。
代表者印は、大きさと印鑑照合しやすいことという以外に、なにも指定がないので、好ましくはないですが、設立する会社名と異なる会社名の印鑑でも、個人名での印鑑でも代表者印として登録することができます。ただし、個人名の印鑑の場合は、代表社員が変わって印鑑も変えたい場合は、変更登記をしなければならなくなります。陰影の書体は自由ですが、あまりに分かりにくいものは、印鑑照合しにくいという理由で認められない可能性もあります。
一般的に多く用いられているのは、丸型の円の中に内側「代表者之印」などの文字が入り、外枠の円周に沿って、丸くレイアウトされて会社名が入っているデザインです。材質も柘、黒水牛、象牙などです。材質に関しても指定はないので予算に応じて購入することで問題ありません。ただし、印鑑の縁が欠けやすいと陰影が変わってしまうので、作り直なおさねばならなくなる可能性があります。
3．代表者印を作成するときの注意点
株式会社の代表者印は、「代表取締役之印」のように、「代表取締役」という言葉が円の中に使用されているのが一般的です。しかし、合同会社の場合は、「代表取締役」ではなく、「代表者之印」という言葉を一般的に用います。そのため、まだ合同会社が株式会社に比べると、知名度がないため、明確に合同会社の代表者印で、作ることを伝えないと、株式会社の代表者印ができてくる可能性があります。念のため、印鑑製作業者に、「代表社員之印」または「代表者之印」とするように伝えた方が間違いありません。
銀行印
銀行に口座を開設したときに銀行に届け出しなければならない印鑑が銀行印です。代表者印を銀行印として利用することも可能です。しかし、銀行印は使用頻度も高く、経理の担当者預けることもあるので、代表者印と兼用することは、安全上の面から避けた方が良いので、専用の銀行印を新しく作るのが良いでしょう。
角印(社印)
いろいろな用途に使用できる汎用性の高い印鑑です。見積書や領収書、その他の書類に使用されます。主に四角形の印鑑が使われるので「角印」と呼ばれます。会社名が書かれているので、「社印」とも呼ばれます。事業部別の印鑑や部門別の印鑑も角印で作られます。
ゴム印(会社名印、住所印など)
会社名、住所、電話番号、ホームページアドレス、メールアドレスなどが全て入ったものや会社名のみや住所まで入ったものなど、ビジネスシーンで手書きするより、簡単に使用できるように、良く利用するものをゴム印として作っておくと便利です。別々に作っておくと用途に合わせて、必要なゴム印を組み合わせて利用できる。
印鑑の法的効力
1．印鑑の種類による法的効力の違いはない
重要な契約書には、会社だけでなく個人でも実印を使用し、印鑑証明書を添付することもあります。では、実印が押された契約書と実印以外が押された契約書で法的な効力の違いはあるのでしょうか？ 実は、民法は、口頭で意思表示をすることで契約は成立すると定めています。従って契約書がなくても契約は約束を口頭で交わすことで成立します。契約書がなくても成立するくらいですから、そこに押されている印鑑の種類で契約の成立という法的な効力は変わらないことになります。
2．実印のもつ効果
印鑑の種類による法的効果の違いはありませんが、例えば、実印の押された契約書と三文判の印で押された契約書では、その契約の合意の事実が高いという効果があります。契約が成立していても、契約当事者に、それを契約したのは自分ではないと主張されたとき、実印が押されていれば、三文判よりも契約したことを強く証明できることになります。そのため、実印を不正に使用されると契約していないのに契約当事者にされる危険性があります。
3．捺印と押印の違い、署名と記名の違い
印鑑を押す行為を捺印と押印という言い方を同じ意味で使うことがあります。また、署名と記名も同じ意味で使われることがあります。しかし、これらは厳密には異なります。捺印は署名した名前や会社名に印鑑を押すことです。これを署名捺印と言います。一方、押印は記名した名前や会社名に印鑑を押すことです。これを記名押印と言います。署名押印、記名捺印と言いません。
署名とは、当事者が自筆で名前や会社名を書くことです。一方、記名は手書きではなくゴム印やワープロで書いた名前や会社名のことです。署名は筆跡鑑定をすることで、科学的に本人を特定することができるので署名だけでも高い証明能力があります。しかし記名には証明能力がほとんどありません。契約書の場合、署名＋捺印(実印)、署名＋捺印(三文判)、署名のみ、記名＋押印(実印)、記名＋押印(三文判)、記名の証明能力が劣っていき、記名のみはほとんど無いことになります。
押印の種類(契印、訂正印、捨印、消印)
契約などの書類を作成した当事者であることを証するために、署名捺印、あるいは記名捺印するほかに、押印するケースとして契印、訂正印、捨印、消印の4種類があります。
1．契印とは、その効果
契印とは、契約書などの書類が2枚以上にわたる場合、その書類を綴じて1つの薄い書籍のようにしますが、その綴じ目で、2枚にまたがって押印することです。途中の1部のページが差し替えられてもすぐ分かるので差し替えを防止する効果があります。袋とじの場合は、裏側の綴じ目に、袋とじを破って、中のページを差し替えられないように袋とじしている紙と契約書の紙とにまたがって当事者双方が１カ所ずつ押印します。
2．訂正印とは、その効果
訂正印とは、作成した書類の文章に誤字脱字がある場合、それを訂正するために押印することです。訂正箇所に2本線を引き、訂正し押印します。または、欄外の余白に○字追加、○字削除と書きそこに押印します。訂正箇所が少ない場合、一から作り直す手間を省ける効果があります。
3．捨印とは、その効果
捨印とは、いったん作成した書類に、後日、予定外の訂正が生じても、すぐにその内容を訂正し、正しい書類にすることができるように訂正印として欄外の余白に押印しておくことです。捨印があると、後日、内容を自由に訂正することができます。無断で勝手に、内容を変更されてしまう危険性があるので、信用できる相手にしか捨印を押して渡すことは避けなければなりません。「訂正印」と同じ効果がより早く得られます。
4．消印とは、その効果
消印とは、収入印紙の再使用を防ぐため、印紙と印紙がはられた紙にまたがって押印することです。一般的には、契約当事者が2社であれば、双方が押印しますが、どちらか一方だけでもなんら問題ありません。作成した書類の効果には影響を与えません。正しい印紙が貼られていれば、脱税していない効果があります。
